ARPA – Tool für Chor- und Orchestermanagement

Infoseite zum laufenden Projekt digitaler Entwicklung bei ORSO, gefördert durch die Berliner Senatsverwaltung für Kultur und Europa.

Was ist ARPA?

Was ist ARPA?
ARPA – nicht zu verwechseln mit DARPA ;-) – steht im Italienischen für die “Harfe”, das komplexeste Instrument eines Symphonieorchesters. ARPA lässt sich auch als Akronym lesen für “Artists Relationships & and Projectmanagement Application”. Bei ARPA handelt es sich um ein Tool, was ich über die Jahre 2017-2019 mithilfe von Filemaker (Firma “Claris”, Tochterunternehmen von Apple) entwickelt habe. Filemaker ist eine Art Datenbankanwendungserstellungs-Framework – grob ausgedrückt. ARPA wurde aus der Not geboren: Wir standen mit ORSO plötzlich vor dem reizvollen Angebot für die “Stage Entertainment AG” im “Theater des Westens” über 220 Shows des Musicals „Der Glöckner von Notre Dame“ mit Choristen auszustatten. 24 Sänger*innen, 8 Shows die Woche, Doppel-Shows an Wochenenden und Feiertagen… und das alles neben unserem normalen Klassik- und Crossover-Spielbetrieb in der Philharmonie oder beim RBB. Logistisch eine Riesenherausforderung: 

Hunderte von Sänger*innen müssen gecastet, trainiert, ausgebildet und danach in Dienstpläne eingeteilt werden. Diese sind äußerst komplex, da Stimmfach, Farbe, Volumen, etc. aufeinander abgestimmt sein müssen. Dazu sollte jeder Chorist die Möglichkeit haben, online sich für Shows vormerken zu lassen, um Dienstpläne zu besetzen. Bei über 200 Shows und Hunderten von Mitwirkenden, die 24 Slots 8 Mal die Woche mit 8 verschiedenen Stimmtypen belegen müssen, ist das eine Mammutaufgabe für einen Verein in der Kulturbranche, der fast nur ehrenamtliche Mitarbeiter hat.  Kurzum: Es fallen innerhalb kürzester Zeit Unmengen von Datensätzen an. 

Alle Akteure müssen korrekt abgerechnet werden. Im Orchester wiederum heißt das: von allen Beteiligen braucht es die Anwesenheitszeiten in den einzelnen Proben, da im 15-Minuten-Takt abgerechnet wird. Die Leitungsebene muss wissen, wer ist überhaupt schon im Haus, ist die Truppe zur Show- oder Proben/Konzertbeginn vollzählig, ist jemand krank? Muss Notfallkette gestartet werden? Wer wohnt wie weit mit Öffis vom Theater weg und ist gut bei Stimme und kann in 60 Minuten einspringen? Das und noch viel mehr musste ARPA in kürzester Zeit leisten. 

Für die Entwicklung der rudimentärsten Basisfunktionen hatte ich effektiv vier Wochen Zeit und vorher sowas noch nie gemacht. Eine Baustelle ist ARPA noch bis heute. Dennoch wird ARPA seit 2018 intensiv auch für vieles andere genutzt: Orchestermanagement, Inventur, Logistik, Reiseorga, Mitfahrzentrale, Abrechnung, Beherbergung, Notenverteilung, Vorsingen, Probespiele, Buchhaltung, Bibliotheksmanagement, Raumplanung, etc. Ganz besonders das Orchestermanagement wurde immer wichtiger:

Ein Orchesteraufbau kann ziemlich komplex sein. Bis zu 140 Mitwirkende sind für eine Mahler-Sinfonie oder eine Rock-Symphony-Night nötig. Alle Akteure, inkl. Solisten, müssen engagiert, koordiniert, bewegt und – sofern es sich um Profis handelt – korrekt abgerechnet und bezahlt werden. Die aufwändige Kommunikation rund um ein Konzertprojekt und das Zuteilen von Arbeitsmaterial wie Noten, Texte, Soundfiles für Choristen (fürs Training zuhause) sind weitere wichtige Punkte, die im alten System noch nicht funktionieren. Dazu kommt: Wer spielt bei welchem Werk welche Stimme, welche Streicher sitzen wann und wo auf welcher Position? Wo fehlen noch Musiker*innen? Auf welche Daten kann ich zugreifen, um im Krankheitsfall möglichst schnell einen Ersatz zu finden? Diese und viele weitere Fragen soll ARPA 2.0 beantworten. Uns ist klar, daß wir nicht alles auf einmal haben können, deshalb fangen wir bescheiden an und arbeiten uns Modul für Modul weiter vor. Je mehr solide Funktionalität wir am Ende haben, um so besser. Wenn manche Module länger brauchen, kommen wir auch damit klar.

Warum ein neues ARPA 2.0?

Warum überhaupt ein neues ARPA 2.0? 

Es gibt beim alten System einen großen Haken (und noch ein paar kleinere, sehr nervige): Filemaker-Lizenzen sind sehr, sehr teuer. Je mehr Anwender gleichzeitig Zugriff haben sollen, desto höher die Lizenzgebühren. Das beläuft sich schon mal auf über 3000€ pro Jahr. Dazu muss noch ein leistungsstarker Mac rund um die Uhr laufen mit permanentem Zugang per DynDns oder fester IPadresse von außen. Statt selbst zu hosten, könnte man in die Filemaker-Cloud ausweichen, die ist aber noch viel teurerer im Hinblick auf die Zahl unserer User. Filemaker ist in mancher Hinsicht auch zu ungelenk, klobig  und zu behäbig, zu langsam und immer wieder instabil, wenn es zur webbasierten Online-Nutzung kommt. Es muss vieles für verschiedene Devices separat entwickelt werden, unterschiedliche Layouts für Handy und für Desktop-Nutzung, manche Funktionen sind nativ in Filemaker nutzbar, in der Web-Version aber nicht, etc. 

Für den Anfang war das zwar noch “Ok” (es ging ja “nur” um Chor-Dienstplan), es musste eben schnell gehen und Budgets vom Auftraggeber waren da, um in kürzester Zeit Server aufzusetzen, Lizenzen zu kaufen um einen “Dienstplan” entwickeln und die App online anbieten zu können. Ohne Filemaker hätten wir es vermutlich nie geschafft mit hunderten Sängern*innen über 220 Shows in Berlin zu stemmen.

Jetzt ist es an der Zeit für ein besseres, moderneres ARPA 2.0. Dieses wird komplett auf Open-Source-Technologien beruhen. Es soll modular aufgebaut und von uns selbst nicht nur administrierbar sondern weiterentwickelbar sein. Und nicht nur von uns selbst. ARPA 2.0. wird als Github-Paket der Weltöffentlichkeit zur Verfügung gestellt und kann dort von interessierten Institutionen kostenlos heruntergeladen und installiert werden. Wahlweise gehostet bei einem Webspaceanbieter oder auf dem heimischen Server. Im Rahmen von 8-9 Workshops laden wir Akteure des Berliner Kulturlebens (Schwerpunkt Chöre/Orchester/Ensembles) in die Geschäftsstelle und zu Zoom-Sessions ein, um Bedarfe abzufragen, Ideen zu diskutieren und die Programmierfortschritte zu besprechen, was die nächsten Ziele etc. sein sollen.  

Auf technischer Seite zum Einsatz kommen soll dabei u.a. Python (Backend) , PostgreSQL (Datenbank) und Angular, Bootstrap, CSS, SaSS (Frontend). Im Rahmen der Workshops und Planungsphase können sich diese Technologien auch noch ändern, evtl. wird es doch eine andere Datenbank, eine andere Programmiersprache… dies gilt es herauszufinden. ARPA soll eine SPA (Single-Page-Application) werden. Eine Webanwendung, die sich auch auf mobilen Endgeräten (“mobile first”-Gedanke!) gut bedienen lässt, sich responsive  verhält und wie eine native Smartphone-App anfühlt. 

Was das NEUE ARPA 2.0 können soll und welche Funktionen nachgebaut und welche ganz neu hinzukomemn sollen, siehe Anlage “ARPA – Module und Funktionen” oder www.mf.arpa.orso.co 

Eine Chance in der Krise

Die Corona-Pandemie hat uns aller Konzerte und damit auch einer Menge Arbeitsgrundlage beraubt. Wir, als Teil der freien Musikszene, könnten aus dieser Krise gestärkt hervorgehen, wenn wir die bühnenlose Zeit gezielt in digitale Infrastrutkur investieren könnten. Wir hätten gerne die “maßgeschneiderten” Tools im Einsatz wenn das Konzertleben wieder aufblüht. Wir wären unglaublich stolz, wenn wir Vorreiter im digital “angestaubten” Chor- und Orchesterbetrieb sein dürften und ARPA seinen Weg in die Institutionen – auch über Berlin hinaus –  findet. Wir freuen uns riesig über die Entscheidung der Jury und sehr, sehr dankbar für diese großartige Chance! 

Siehe auch Pressemitteilung der Senatsverwaltung für Kultur und Europa vom 21. Dezember 2020… (PDF-Download): pm_digitaleentwicklung_2021

Auf dieser Seite halten wir Sie über Neuigkeiten zur ARPA 2.0 auf dem Laufenden. Termine, Workshops, erreichte Meilensteine, Hintegründe, Materialien werden hier künftig veröffentlicht.

Letztes Update vom Dienstag, 22. Dezember 2020 12:20 (WR)